Por qué debería comenzar a usar una sala de datos virtual hoy

Sepa por qué debería comenzar a usar una sala de datos virtual hoy. ¿Qué tan probable es que nunca haya oído hablar de las salas de datos virtuales o el almacenamiento de datos en línea? Y si participa activamente en cualquier tipo de actividad comercial, debe haber encontrado este término al menos una vez.También puede haber escuchado que el software de la sala de datos es una solución comercial de alto nivel. Pero es posible que no sepa para qué sirve esta solución y cómo ayuda a las empresas a optimizar sus transacciones.

Estas son preguntas legítimas para usted como propietario de un negocio, así que busquemos respuestas. En nuestro texto podrá aprender:

• ¿Qué es una sala de datos electrónica? ¿Por qué debería usarlo?
• ¿Quiénes son los mejores proveedores de salas de datos virtuales del mercado?
• ¿Qué es el software de sala de datos en línea?

Una sala de datos virtual es esencialmente un almacén de datos en línea donde puede almacenar cualquier tipo de datos comerciales o personales en cualquier formato reconocido mundialmente. Las empresas, las firmas, los empresarios, las compañías, las empresas, los profesionales, los proveedores de servicios y las agencias gubernamentales utilizan los servicios de la sala de datos como su principal almacenamiento de datos.

El software de la sala de datos en línea también es eficaz para las comunicaciones empresariales centralizadas. Sin embargo, las salas de datos tienen casi todas las herramientas de comunicación actuales, como mensajeros de chat incorporados, herramientas de reunión (llamadas de audio y video), encuestas en líneaconversaciones grupales, módulos de preguntas y respuestas y correos electrónicos.

Las herramientas de gestión de proyectos se encuentran entre las últimas tecnologías de sala de datos que permiten a las empresas ejecutar importantes transacciones comerciales con VDR. Aunque el sector financiero ha utilizado las salas de datos para la debida diligencia durante más de una década, los VDR modernos pueden facilitar la recaudación de fondos, las ofertas públicas iniciales, los acuerdos inmobiliarios, las empresas conjuntas y otras transacciones inusuales.

Los 5 principales proveedores de salas de datos virtuales

Los siguientes son algunos de los mejores proveedores de salas de datos virtuales en 2022:

1. Salas de datos de iDeals: lo mejor para fusiones y adquisiciones y diligencia debida
2. Google Workspace: lo mejor para la comunicación remota y el intercambio de datos
3. Ansarada: adecuado para autónomos, pequeñas y medianas empresas.
4. DealRoom: lo último en diligencia debida
5. Digify: útil para compartir datos y colaborar en línea

También puede leer más sobre las mejores salas de datos virtuales en datarooms.org.

¿Por qué debería utilizar un software de sala de datos?

En pocas palabras, las salas de datos virtuales son útiles de muchas maneras. Para facilitarle las cosas, así es como puede utilizar una sala de datos electrónicos.

1 – Almacene los datos de su empresa de forma segura en un solo lugar

El sistema de archivo en papel es casi un método obsoleto de gestión de datos. Las empresas hoy en día mantienen bases de datos digitales. Pero, ¿por qué buscar cuartos de datos virtuales?

Los VDR son plataformas de administración de datos basadas en la nube que le permiten almacenar sus documentos comerciales en un solo lugar. Como resultado, puede deshacerse del mantenimiento de diferentes bases de datos para diferentes departamentos de su firma o empresa. En definitiva, utilizar un data room tiene dos ventajas principales:

1. Puede administrar fácilmente los datos de su empresa si se almacenan en una plataforma centralizada.
2. Puede minimizar los costos incurridos por el hardware y los recursos humanos necesarios para múltiples bases de datos.

Para evitar el acceso no autorizado a su sala de datos, puede utilizar la verificación en dos pasos para todos los usuarios. Puede eliminar cualquier usuario o dispositivo del VDR cuando lo desee.

2 – Controla el acceso a tus documentos

Ahora que tiene todos sus documentos en un solo lugar, ¿cómo puede estar seguro de que solo el personal adecuado de su empresa tiene acceso a ellos?

Las salas de datos en línea le permiten separar sus documentos y categorizarlos según sus necesidades. Además, puede cargar cientos de archivos a la vez con la función de carga masiva, y solo toma unos minutos.

A continuación, puede establecer restricciones de acceso para los usuarios de su sala de datos como desee. Por ejemplo, puede restringir el acceso de cada usuario a cualquier carpeta, archivo o incluso una página específica en cualquier documento.

De manera similar, puede usar el modo de solo lectura para evitar que cualquier usuario descargue, edite, guarde, copie o imprima un documento. Incluso si los usuarios han descargado un documento, aún puede revocar el acceso al documento en cualquier momento. Además, crea documentos que se autodestruyen.

3 – Mantén seguras las comunicaciones de tu empresa

Administrar equipos comerciales remotos puede ser muy difícil, especialmente cuando se trata de una comunicación más segura. Las salas de datos virtuales son mega soluciones comerciales que brindan una gestión segura de datos y comunicaciones diversas. capacidades en una sala de datos.

Los usuarios de su sala de datos pueden comunicarse y compartir archivos a través de mensajeros de chat integrados. Además, los equipos comerciales remotos pueden realizar sus reuniones a través de funciones de llamadas de audio y video.

Los proveedores de salas de datos modernas también ofrecen módulos de preguntas y respuestas y herramientas de sondeo y votación. Además, los proveedores de salas de datos virtuales le permiten integrar aplicaciones de comunicación externas como Slack, TelegramaZoom y más, con tu data room.

4 – Reduce tus costes administrativos

Una de las mayores ventajas de usar una sala de datos virtual es la reducción de los costos administrativos.En primer lugar, puede reducir o incluso eliminar sus costos de papel e impresión.

Imagínese cuántos documentos se imprimen o reimprimen y ni siquiera se utilizan. El costo de los papeles en sí mismo es oneroso. Necesita impresoras, tinta y otros suministros de oficina, pero puede minimizar esos costos con el software de la sala de datos.

Sala de datos virtual: resumen

El software de sala de datos en línea es más la necesidad del momento. Esto se debe a que las crecientes preocupaciones sobre la seguridad de los datos, la cultura del teletrabajo y los enormes costos administrativos son los desafíos que se pueden superar con VDR. Como resultado, es hora de llevar su gestión de datos a un nuevo nivel.