Los 10 principales beneficios de la automatización de procesos comerciales

Ya sea que forme parte de una gran corporación global o de una pequeña empresa, sus operaciones consisten en varios procesos que producen o logran un resultado planificado. Cada uno de estos procesos consta de varias actividades, tareas, procedimientos o flujos de trabajo. Pueden ser procesos internos que involucren solo a las personas de la organización o procesos externos que involucren a clientes y asociados.Muchos de sus objetivos comerciales a corto o largo plazo se pueden lograr revisando y mejorando continuamente estas actividades, tareas, procedimientos, flujos de trabajo, y procesos.

La gestión de procesos de negocio es un área de conocimiento o un campo de práctica que involucra el uso de varios métodos para capturar, simular, evaluar, cuantificar y automatizar los procesos centrales de sus operaciones. Se diferencia de la gestión de proyectos, que implica la aplicación de procesos para completar un proyecto o para lograr los objetivos de ese proyecto.La gestión de procesos empresariales puede ser parte de la gestión de proyectos, especialmente si el uso de un proceso repetible ayuda a completar el proyecto.

Automatización de procesos de negocio implica el uso de tecnología para automatizar procesos complejos para lograr sus objetivos. Estos objetivos pueden ser cuantitativos, como mejorar las ganancias en un porcentaje o en dólares durante un cierto período de tiempo. También pueden ser objetivos cualitativos, como mejorar el servicio al cliente o la retención de empleados. La automatización es uno de los beneficios de la gestión de procesos de negocio, en un campo o empresa que involucra procesos que necesitan ser duplicados, la automatización de esos procesos puede traer varios beneficios a su organización.

Explorando los beneficios de la automatización en los negocios

Incluso dentro de un campo o industria geográfica en particular, no hay dos empresas que tengan las mismas prioridades, necesidades y objetivos. Si bien las diferentes empresas tienen diferentes objetivos, el enfoque general de la automatización es más o menos el mismo. Los procesos que normalmente realizan los humanos se realizan mediante procesos mecánicos o electrónicos. Las máquinas y los programas informáticos a menudo pueden realizar diversas acciones, tareas, procedimientos y procesos de forma más rápida, precisa, precisa y durante períodos de tiempo más prolongados. Esta es la razón principal por la que la automatización es importante en los negocios. Vea estos beneficios de la automatización de procesos de negocios.

1. Rendimiento mejorado

El aumento de la productividad es uno de los beneficios más importantes de la automatización de procesos empresariales. La productividad puede verse como la cualidad de la capacidad de crear o generar productos o servicios. También es una medida de la velocidad a la que se entregan los resultados o productos de su negocio. Cada organización, incluidas las organizaciones sin fines de lucro, gubernamentales e instituciones educativas, se beneficia de una mejor productividad.

Muchas empresas utilizan herramientas comerciales para mejorar la productividad, como computadoras, dispositivos móviles y software. Irónicamente, muchas organizaciones descubren que el tiempo que lleva aprender y usar las herramientas de productividad reduce la productividad. Esto se conoce como la 'paradoja del rendimiento'. ” Al utilizar máquinas y dispositivos para completar los procesos, puede reducir o eliminar este desacelerar en la entrega de trabajo.

2. Mejor eficiencia

Piense en algunas de las tareas más repetitivas de sus operaciones. Considere la cantidad de personas involucradas en estas tareas repetitivas. Ahora considere las ineficiencias que pueden acumularse cuando considera las diversas tareas que se convierten en flujos de trabajo y, en última instancia, en procesos. La automatización le permite minimizar los recursos asociados con actividades repetitivas, lo que mejora la eficiencia. Los siguientes son ejemplos de cómo la automatización ayuda a la eficiencia empresarial:

• Velocidad: los robots o bots de software a menudo pueden repetir acciones a un ritmo mucho más rápido que los humanos. Considere qué tan rápido una calculadora o computadora puede realizar operaciones matemáticas con números grandes. Lograr más en menos tiempo es ideal para una mayor eficiencia.
• Corrección: las personas cometen errores y, a veces, se olvidan de hacer algo. Los procesos robóticos automatizados pueden reducir significativamente, si no eliminar, el error humano de los procedimientos y procesos.
• Operaciones 24/7: los bots no necesitan tomar descansos, usar el baño o dormir. Si bien los humanos requieren turnos para operaciones seguras, los robots de software pueden trabajar las 24 horas, los 7 días de la semana, incluso cuando su negocio está cerrado.
• Análisis: la tecnología de automatización puede proporcionar información e informes de datos para ayudarlo a identificar problemas de rendimiento en sus procesos. Un equipo de personas procesando números todo el día puede perder tendencias, mientras que un bot puede resaltar ineficiencias, errores y la demora de los procesos.

3. Mayor rentabilidad

Su empresa está en el negocio de hacer dinero. El éxito se basa en su capacidad para maximizar la cantidad de ingresos que genera y minimizar sus costos operativos. Si su negocio no es rentable, no durará mucho. Usted está familiarizado con los dichos "el tiempo es dinero" y "trabajar de manera más inteligente, no más difícil". Los robots de software pueden realizar mayores volúmenes de trabajo en menos tiempo. En lugar de pagar a las personas para que completen los procesos de manera ineficiente, puede reasignar los recursos de los empleados a las operaciones principales, especialmente aquellas que requieren un toque humano.

4. Confiabilidad y consistencia

Imagine pedirle a un empleado con las mejores habilidades que escriba su firma 100 veces seguidas. Incluso si esa persona puede hacerlo, probablemente verá diferencias en cómo se escribe cada firma, especialmente la centésima vez. ¡Ahora imagine que el mismo empleado escribe su firma 1000 o 10 000 veces!

Suponga que tiene un proceso electrónico que también puede generar múltiples firmas. Esta tecnología puede brindarle un resultado confiable para un mayor número de repeticiones. Igualmente importante, la firma será idéntica cien, mil veces y más. La confiabilidad y la consistencia son beneficios valiosos de la automatización de procesos comerciales para cualquier empresa.

5. Menos errores

Se ha dicho que las únicas certezas en la vida son la muerte y los impuestos, pero cualquiera puede decirte que a la lista se debe agregar el "error humano". La falta de conocimiento, la inexperiencia y el cansancio son solo algunas de las cosas que pueden conducir a para trabajar errores.Imagínese entregar un producto a un cliente al que le faltan componentes clave debido a la supervisión humana.De cualquier manera, perderá dinero ofreciendo un reembolso o reemplazando el producto defectuoso por otro.

Ninguna empresa puede darse el lujo de perder tiempo y dinero con errores repetitivos, especialmente aquellos que requieren reelaboración o interrupción de la producción. La automatización de estos procesos ayuda a eliminar errores y omisiones, lo que lleva a mejoras en otras áreas, incluida la productividad, la eficiencia y la rentabilidad.

6. Cumplimiento

Los negocios no funcionan en el vacío. Las empresas a menudo están sujetas a regulaciones y estándares comerciales que deben cumplir o mantener para hacer negocios con ciertos clientes u operar en ciertas ubicaciones geográficas. El cumplimiento y los procesos comerciales de cumplimiento son susceptibles de automatización.

La descarga de estos procesos a la tecnología proporciona un nivel adicional de supervisión y garantía de calidad/control de calidad.El incumplimiento de las reglamentaciones o el mantenimiento de los estándares puede tener graves consecuencias, lo que dificulta o imposibilita la permanencia en el negocio.

7. Atención al Cliente y Satisfacción del Cliente

La repetición de negocios y la reputación son el elemento vital de las operaciones exitosas. Cualquier empresa que tenga clientes insatisfechos tarde o temprano irá a la quiebra. Uno de los beneficios más críticos de la automatización de procesos comerciales es un mejor servicio al cliente. La entrega de resultados rápidos y de alta calidad, sin errores y consistentes es fundamental para la satisfacción del cliente. La automatización basada en tecnología lo ayuda a cumplir, si no superar, las expectativas de sus clientes. Regresarán para negocios adicionales, lo que ayudará a establecer y mantener una reputación positiva para su empresa.

8. Escalabilidad

Las empresas ganadoras deben ser capaces de satisfacer las demandas de su negocio. A medida que asegura contratos más grandes y complejos, la capacidad de escalar sus operaciones es esencial. Por lo general, es más fácil y económico aumentar los recursos tecnológicos para paquetes de trabajo o proyectos más grandes que aumentar la cantidad de empleados y equipos para realizar el mismo trabajo. La contratación de empleados adicionales puede ser un proceso costoso y lento que potencialmente compromete su capacidad de entrega a tiempo. Tampoco tiene que preocuparse por despedir máquinas y computadoras si necesita reducir su tamaño.

9. Transparencia

Cuando sus procesos comerciales están automatizados, son mucho más transparentes. Esto puede ser especialmente útil cuando llega el momento de revisar el rendimiento de sus operaciones. También puede ayudar con la auditoría, que es fundamental para el trabajo que implica el cumplimiento de las normas reglamentarias. Los procesos transparentes también ayudan con la rendición de cuentas. Su personal puede monitorear mejor el desempeño y el progreso, especialmente frente a tareas, procedimientos y flujos de trabajo automatizados y estandarizados.

10. Mejor colaboración

Ningún negocio es una isla, y tampoco lo son los equipos internos y externos que mantienen las cosas en movimiento. Una buena cooperación es vital para su Buena suerte. Los procesos que son transparentes, consistentes, completos y correctos conducen a una mejor colaboración dentro y fuera de su organización. La automatización ayuda a simplificar las cosas, lo que puede ayudar a reducir el estrés y eliminar otras barreras a la colaboración. Puede utilizar la automatización basada en tecnología para crear notificaciones, recordatorios y sesiones que mejoren la productividad, la eficiencia, la creatividad y la comunicación del equipo.

Beneficios adicionales de la automatización

Probablemente haya notado que los beneficios de la automatización de procesos comerciales van de la mano. La mejora de la productividad va de la mano con los avances en eficiencia y rentabilidad, por ejemplo. La automatización de procesos comerciales puede aportar otros beneficios a sus operaciones, como la transformación digital y el control de documentos. Los sistemas automatizados pueden beneficiarse de las plataformas basadas en la nube al eliminar el uso de documentos en papel que son ineficientes, inconsistentes y propensos a la destrucción.

Reducir el uso de papel es un objetivo importante para las organizaciones que valoran la sostenibilidad y el respeto por el medio ambiente. Otro beneficio de la automatización incluye la moral de los empleados. Un ambiente de trabajo productivo, eficiente y rentable mejora la moral de los empleados, lo que conduce a una mejor retención y satisfacción de los empleados.