Las 5 mejores herramientas en línea para ayudarlo a administrar sus documentos

Las 5 mejores herramientas en línea para ayudarlo a administrar sus documentos; Administrar todos sus documentos es más importante que nunca con la creciente cantidad de información almacenada en la nube.

La gestión de documentos es un término amplio que abarca varias actividades y procesos y puede ayudarlo a aumentar la eficiencia, reducir costos y ahorrar tiempo.

Administrar sus documentos puede ayudarlo a ahorrar tiempo y dinero. Podrá encontrar lo que necesita cuando lo necesita, evitar compras duplicadas y reducir el riesgo de perder datos importantes.
Aquí destacamos herramientas importantes que pueden ayudarlo a administrar sus documentos de manera efectiva.

Cinco herramientas en línea para ayudarlo a administrar sus documentos

1 - MergePDF.io

Esta herramienta en línea gratuita le permite combinar múltiples archivos PDF en un solo documento. Por lo tanto, es fácil de usar y tiene una interfaz simple para que incluso los principiantes puedan manejarlo rápidamente.

Puede cargar sus documentos como archivos separados o importarlos desde la nube (Google Drive, Dropbox, etc.).

Una vez que haya cargado los documentos PDF que desea combinar, organícelos con una función simple de arrastrar y soltar. Una vez configurada la secuencia, puede hacer clic en el botón Fusionar archivos para procesar su solicitud.

Pronto, varios archivos se fusionarán y estarán disponibles para su descarga. También puede compartirlos de inmediato usando WhatsApp, correo electrónico o URL.

2 - PDF dividido

Split PDF es una herramienta en línea gratuita que le permite dividir archivos PDF en partes más pequeñas. Los archivos siempre son más fáciles de administrar cuando no son demasiado grandes. Además, puede encontrar rápidamente la información que desea sin tener que desplazarse por varias páginas.

Si desea dividir un documento existente en partes más pequeñas, por ejemplo, un archivo de 500 páginas que es demasiado grande para enviarlo por correo electrónico, esta herramienta lo ayudará.
Elija qué páginas deben formar cada sección y luego haga clic en Dividir. También puede crear nuevas carpetas para guardar cada archivo individual.

3 - Transferimos

WeTransfer es un servicio de transferencia de archivos que le permite enviar archivos grandes (hasta 2 GB) a otras personas. Si tiene archivos más grandes o necesita más de 2 GB de espacio, puede usar WeTransfer Plus por una determinada tarifa mensual.

Puede enviar archivos a través del sitio web, la dirección de correo electrónico o el número de teléfono. También puede vincular sus cuentas de redes sociales para compartir fácilmente en Twitter y Facebook.

Entonces, si está buscando una manera fácil de compartir documentos con miembros del equipo o clientes, esta puede ser su herramienta. Hace que sea fácil compartir archivos PDF a través de Internet. Ahora no tiene que preocuparse si un archivo en particular no está adjunto a un correo electrónico. Simplemente vaya a Transferimos, cargue su archivo PDF y envíelo a las personas interesadas sin ningún problema.

4 - Bitrix24

Bitrix24 es una herramienta de gestión de proyectos colaborativos con todas las características de un sistema de gestión de documentos en línea. Puede administrar sus documentos, correos electrónicos, tareas y contactos desde un solo lugar; que lo ayudará a realizar un seguimiento de su trabajo y crear un entorno fácil de usar para que los miembros de su equipo colaboren.

Puede usar Bitrix24 para compartir documentos con otros usuarios para que todos en el equipo puedan acceder a ellos en cualquier momento. La plataforma también te permite crear proyectos; o tareas para que todos los documentos relacionados se recopilen en un lugar central donde todo el equipo pueda acceder fácilmente a ellos.

Vale la pena señalar que Bitrix24 viene con una aplicación móvil disponible para dispositivos iOS y Android, así como tabletas como iPad.

Esto significa que incluso cuando está en el campo y haciendo algo completamente diferente, alguien más en su equipo puede comenzar a editar un documento en particular.

5 - Cola alta

Hightail es una herramienta de colaboración y uso compartido de archivos basada en la nube que le permite enviar archivos grandes, crear y compartir enlaces privados y colaborar en documentos.

Así que Hightail puede ser utilizado de forma gratuita por particulares o empresas con hasta 250 usuarios. Los usuarios también pueden actualizarse a planes premium para funciones adicionales como control de versiones, funciones de seguridad empresarial, espacio de almacenamiento de cuenta de usuario ilimitado y más. Además, con la aplicación móvil de Hightail, puede acceder a su contenido desde cualquier lugar y en cualquier lugar. dispositivo.

Beneficios de administrar sus documentos

Hay innumerables beneficios para la eficiencia gestión de documentosAlgunos de los importantes incluyen:

Mejor cooperación

Suponga que tiene varias personas trabajando en un proyecto; rastrear quién hace qué y cuándo es importante. El uso de una solución de administración de documentos le permite asegurarse de que todos tengan acceso a los archivos más recientes para que no pierdan el tiempo trabajando en versiones anteriores.

Mejor seguridad

Al almacenar documentos en un repositorio en línea, es más fácil protegerlos de accesos no autorizados y manipulaciones. Por ejemplo, puede establecer permisos para que solo ciertas personas tengan acceso a ciertos documentos en ciertos momentos o lugares. También reduce el riesgo de pérdida o robo de dispositivos que contienen información confidencial sobre su empresa o clientes.

Almacenamiento más fácil

La gestión de documentos digitales significa que no hay espacio de almacenamiento físico: todo se almacena en un lugar central, donde los usuarios pueden acceder fácilmente a ellos cuando lo necesitan. También puede utilizar funciones como el historial de versiones para ver cómo evolucionó un documento y quién realizó qué cambios cuando se realizaron, de modo que pueda identificar fácilmente ediciones conflictivas o errores si ocurren más adelante.

Reducir las compras duplicadas

Si todos en su oficina tienen acceso a diferentes documentos y no todos están administrados, es fácil que alguien ordene algo sin darse cuenta de que alguien más ya lo ha pedido. Los documentos administrados le permiten ver fácilmente qué artículos se han pedido y evitar que se realicen pedidos duplicados.

Reducir la lista de datos perdidos

Reduzca el riesgo de perder datos importantes al hacer una copia de seguridad de los archivos en varias ubicaciones. Por ejemplo, suponga que almacena archivos importantes en una sola computadora. En este caso, es probable que la computadora se bloquee o sea robada, o simplemente quede inaccesible debido a un corte de energía o de Internet. Los documentos administrados le permiten almacenar copias de seguridad en varios lugares, por lo que incluso si un dispositivo se descompone, siempre habrá otra copia disponible en otro lugar.

Herramientas en línea para ayudar a administrar sus documentos: Conclusión

Las herramientas en línea pueden facilitar la gestión de sus documentos. Por ejemplo, puede usar herramientas en línea para compartir documentos con otras personas, como clientes o miembros del equipo. También puede usarlos para compartir documentos consigo mismo, por ejemplo, haciendo una copia de seguridad en una plataforma de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox.

Las herramientas en línea también son útiles para los flujos de trabajo colaborativos. Por ejemplo, supongamos que hay un documento existente al que muchas personas quieren acceder y/o cambiar. En este caso, el uso de una herramienta en línea permitirá que cualquier persona involucrada en el proyecto pueda hacerlo sin preocuparse por perder sus copias locales o sobrescribir los cambios de los demás.