Cómo lograr la "Bandeja de entrada cero" sin herramientas

¿Alguna vez has tenido un día en el que decides revisar tu buzón en casa para ver si hay algo importante allí, solo para encontrar una avalancha de correo no deseado, folletos y material publicitario ha estado tirado allí durante mucho tiempo.

Y en ese montón de basura encuentras esa importante carta que has estado esperando durante mucho tiempo.

¡Que decepcionante!

Bueno, yo tuve una experiencia similar el otro día, pero con mi correo virtual. He estado usando Google Mail desde tiempos inmemoriales. Siempre me ha brindado una experiencia cómoda al enviar correo.

Pero últimamente me he vuelto demasiado relajado, bastante perezoso con mi bandeja de entrada, y sucedió que algunos de mis correos electrónicos muy importantes quedaron enterrados bajo una pila de correos electrónicos menos importantes.

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Decidí dar el salto de coraje y administrar mi bandeja de entrada a Zero Inbox de una vez por todas.

En este artículo, compartiré algunos consejos útiles que encontré y otras adiciones que es bueno saber sobre cómo mantener su bandeja de entrada de Gmail sin tener que usar software o complementos adicionales.

¿Qué es Inbox Zero?

Para el usuario de correo electrónico promedio que envía y recibe docenas (incluso cientos) de correos electrónicos todos los días, la "bandeja de entrada cero" puede sonar tan mítica e irreal como un unicornio o Santa Claus o Santa montando un unicornio.

Sin embargo, para ser más precisos, no se trata de "bandeja de entrada cero". como no correos electrónicos, se trata más de mantenimiento de su bandeja de entrada a un nivel donde cada tipo de correo electrónico tiene su lugar y no abarrota la bandeja de entrada principal.

bandeja de entrada llena

Al igual que millones de otros usuarios de Gmail, pensé que era perfectamente natural que el correo electrónico se recibiera y almacenara en la bandeja de entrada. Por otro lado, los expertos en productividad dicen que la bandeja de entrada debe usarse para los correos electrónicos más importantes. Todos los demás tipos de correos electrónicos menos importantes deben ir a carpetas especialmente designadas.

Origen

El término "bandeja de entrada cero" fue acuñado originalmente por el predicador de productividad Merlin Mann, quien dirige un conocido blog de productividad. 43 carpetasEn Google Tech Talk de 2007, Mann hizo una presentación en video de una hora sobre Bandeja de entrada cero.

Su idea principal es administrar su bandeja de entrada a través de rutina de filtrado de correo electrónico automotivada sin tener que usar complementos o software adicionales.

Aunque la idea de Mann sentó las bases para el soporte de correo electrónico, algunos otros expertos se basaron en este concepto y dieron consejos aún más útiles para lograr una "bandeja de entrada cero".

Consejos útiles para lograr "Bandeja de entrada cero"

El tiempo nunca se detiene, al igual que el correo electrónico entrante. Esto es algo que he aprendido con el tiempo y la experiencia: hacer la vista gorda con el correo electrónico entrante no resolverá el problema, sino que seguirá molestándote.

Por lo tanto, para deshacerse de la distracción causada por la acumulación de correos electrónicos, debe trabajar, o al menos intentar lograr "cero bandeja de entrada".Es completamente comprensible que dedicar tiempo a algo (aparentemente) tan trivial como un correo electrónico bandeja de entrada puede sonar absurdo, pero seguir los consejos a continuación le dará algunas maneras fáciles de hacerlo bien.

1. Atrévete a borrar

Para administrar su bandeja de entrada, debe estar madure en sus decisiones y sea lo suficientemente sabio como para eliminar correos electrónicos que no desea. La mayoría de las personas tratan el correo electrónico como su armario, donde guardan la ropa pasada de moda con la esperanza de que algún día vuelva a estar de moda. Es mejor para ellos estar seguros que ir a la quiebra comprando un nuevo atuendo cuando todavía tienes algunos que pueden funcionar en tu armario.

eliminar un correo electrónico

Del mismo modo, las personas tienden a guardar correos electrónicos absolutamente inútiles pensando que tal vez quieran volver a ellos algún día. Para esas personas, sugeriría que, aunque es bueno mantener un registro de los correos electrónicos importantes, pero decida qué no es importante y luego elimínelos. es lo primero que debes hacer.

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2. OOR - Respuesta fuera de la oficina

Lo peor de irse de vacaciones es volver y encontrar cientos de correos electrónicos esperando en su bandeja de entrada. Para evitar que estas personas hagan todo tipo de cosas, incluyendo, revisar los correos electrónicos regularmente durante las vacaciones.

Lo que probablemente no saben es que hay función dedicada de respuesta fuera de la oficina (OOR) en casi todos los proveedores de servicios de correo electrónico, incluido Gmail.

Todo lo que tienen que hacer es escribir un correo electrónico genérico diciendo que está de vacaciones y responderá a todos los correos electrónicos cuando regrese, y luego establecer una respuesta automática a todos los correos electrónicos entrantesDe esa manera, cuando regrese, habrá menos desorden en su bandeja de entrada.

3. Limpieza semanal de la operación

Si está demasiado ocupado durante la semana para responder y filtrar los correos electrónicos a medida que llegan, pasar unas horas al aire libre una vez a la semana para limpiar tu bandeja de entrada y reducirla a cero.

No es necesario concertar una cita y ocupar una habitación tranquila para hacerlo. Puede limpiar su bandeja de entrada mientras viaja en tren o autobús, cuando está sentado y esperando a alguien, o incluso mientras hace cola para tomar un café. Si tiene tiempo para jugar o chatear con un amigo , también tienes tiempo para borrar algunos correos electrónicos.

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4. Filtros y etiquetas

Gmail tiene esta función especial de filtros y etiquetas que le brinda la mejor solución para organizar sus correos electrónicos entrantes. Puedes crear diferentes filtros para diferentes tipos de correos electrónicos basado en remitentes, asunto o incluso palabras clave. También puede personalizar los filtros con instrucciones adicionales como "Omitir bandeja de entrada" o "Eliminar" al recibir.

etiquetas de filtros de gmail

De esta manera puedes hacer una copia de seguridad de la tuya correos electrónicos bajo diferentes etiquetas donde se graban para su copia de seguridad. Esta función es como mover algo a un archivador para almacenarlo en lugar de tirarlo a la basura.

También puede clasificar las etiquetas según su naturaleza. Estoy leyendo, Que hacer o Contestaretc. Se convertirá facilitar la priorización de sus respuestas de correo electrónico.

5. Darse de baja de notificaciones no deseadas y silenciadas

Los boletines por correo electrónico también son una de las cosas más abrumadoras que pueden acumularse en su bandeja de entrada y hacer que se ignoren sus correos electrónicos importantes. Puede usar administradores como Unroll.me o si no desea recibir boletines electrónicos o materiales promocionales de una empresa, servicio o sitio web de redes sociales. darse de baja de él.

Cualquier boletín o folleto, etc. hay una opción de 'cancelar suscripción' en la parte inferior del correo electrónico y todo lo que tiene que hacer es hacer clic para deshacerse de él.

Del mismo modo, todos los sitios web de redes sociales como Twitter, LinkedIn, Facebook o StumbleUpon, etc. Opción "Cambiar configuración de correo electrónico" o función "Silenciar". en la parte inferior, que puede brindarle una solución de un solo clic para administrar la acumulación de correo electrónico causada por sus notificaciones por correo electrónico.

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Conclusión

No importa a qué ámbitos de la vida pertenezcamos, los correos electrónicos se han convertido en una parte importante de nuestra comunicación diaria. Sin embargo, con esta bendición vienen algunas complicaciones y una de ellas es una bandeja de entrada inundada. Sin embargo, esto puede parecer un problema bastante trivial al observar cientos de correos electrónicos no leídos. provoca sentimientos de frustración y distracción que afectan su productividad diaria.

Diferentes personas tienen diferentes enfoques, por lo que no existen modelos establecidos para administrar su bandeja de entrada, ni lograr "cero bandeja de entrada" es algo de una sola vez. Depende totalmente de usted hacer el esfuerzo de vez en cuando y mantener una bandeja de entrada bien administrada. .

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