¿Cómo administrar de manera efectiva sus documentos digitales? 6 trucos para ahorrar tiempo

Sepa cómo administrar de manera efectiva sus documentos digitales; Independientemente de sus imágenes, archivos PDF, canciones o videos, debe administrarlos correctamente en su computadora. De lo contrario, enfrentará las consecuencias en forma de pérdida de tiempo.

Al guardar el archivo en el sistema, a menudo no prestamos atención a la ubicación. La mayor parte del tiempo se inscribe en carpeta de descargaspero a veces el archivo se guarda en cualquier otra carpeta y crea un problema para el usuario al encontrarlo.

Oh, digamos que tienes una reunión con tu jefe. Eso sí, tendrás que presentar el trabajo sin perder tiempo. Sin embargo, si comienza a buscar archivos durante la reunión, es muy probable que su jefe le dé un certificado de renuncia.

Así que todo el mundo necesita mantener sus archivos organizados. Para hacer esto, debe seguir algunos valiosos consejos que pueden ser realmente útiles al administrar documentos. Pero antes de eso, tendremos una breve discusión sobre la administración de archivos y sus beneficios.

¿Cómo administrar de manera efectiva sus documentos digitales?

¿Qué es la gestión de archivos?

El término "gestión" es muy masivo, ya que cubre cientos de temas en sí mismo. Esto significa que necesita organizar las cosas de una mejor manera, lo que puede ahorrarle tiempo y ayudarlo a encontrar el elemento específico en segundos.

Si hablamos de archivos digitales, también están pensados ​​para ser organizados. Por ejemplo, puede ayudar al usuario a encontrar un documento específico de un paquete grande. La computadora en sí le permite administrar los archivos de una mejor manera al proporcionar funciones de cambio de fecha en orden alfabético.

Los usuarios pueden crear carpetas en su sistema y guardar un archivo específico en cada carpeta para que no tengan problemas al usar el documento específico.

Ventajas de la gestión documental digital

Si guarda sus archivos de forma organizada, le resultará mucho más fácil extraer una página en particular.

No solo eso, sino que también ayuda a mantener los documentos seguros para su uso. Puede establecer un límite para los usuarios para que no todos puedan acceder a todas las carpetas.

Estos son algunos de los beneficios clave que los usuarios pueden obtener mientras organizan sus archivos. Ahora le diremos cómo puede administrar estos archivos en el sistema y ahorrar su valioso tiempo.

Sugerencias para organizar archivos digitales y administrar sus documentos digitales

Administrar documentos digitales no es una tarea difícil, pero debe recordar algunos pasos simples, ya que pueden ser muy convenientes al administrar archivos y mantenerlos seguros en su sistema.

Profundicemos y hablemos sobre algunos factores importantes que pueden ayudarlo a administrar sus documentos y facilitar su trabajo.

1 - No guardes documentos innecesarios

A veces mantenemos nuestras carpetas de trabajo llenas de documentos, los necesitemos o no, y como resultado la carpeta continúa creciendo y llenándose de documentos.

Ahora, cuando necesitamos un archivo específico de esta carpeta, solo necesitamos verificarlo a fondo en el nombre de un archivo. Esto es una pérdida de tiempo.

La solución es que puede eliminar todos los archivos que no son necesarios para su uso. Busque documentos que le puedan ayudar en el futuro y guárdelos en una carpeta. Cualquier otro archivo que simplemente ocupe espacio en su dispositivo: elimine el centro comercial.

2 - Combina los componentes del archivo en el mismo tema

Entonces, si es estudiante o un hombre de negocios, puede tener casi los mismos archivos, puede haber pequeños cambios en ellos, pero la mayoría de los elementos son los mismos.

Aquí debe dar un paso simple y combinar estos archivos para reducir el volumen de su carpeta y administrarla correctamente.

Si tiene archivos PDF (normalmente no se pueden editar), no hay problema, porque podemos decirle cómo salir de él. Los usuarios pueden seleccionar un archivo combinado PDF y combinar sus archivos aquí.

Cuando carga archivos a esta herramienta en línea, los combina todos y los guarda en un solo documento. Esto facilita a los usuarios combinar archivos PDF en línea y facilita su trabajo.

Entonces, lo mejor de esta herramienta es que es muy fácil de usar, los usuarios pueden acceder a todas las funciones sin costo alguno y combinar sus documentos PDF sin cambiar el formato.

3 - Manténgalos en secuencia

Este es otro un elemento básico que puede ayudarte a gestionar tus documentos y facilitar el acceso directo a cada archivo.

Necesitas mantener tus archivos en orden. Esto se puede hacer por orden alfabético o, dependiendo de la fecha, modificado. Su elección es cómo administrar los archivos.

De esta manera, puede llegar directamente al archivo requerido, incluso sin perder tiempo. Este es el factor principal en el que puede concentrarse y almacenar todos sus documentos en secuencia.

4 - Crea carpetas para gestionar tus documentos digitales

La creación de carpetas es una técnica fácil para administrar sus documentos digitales, y muchos de nosotros usamos este elemento para administrar mejor nuestro trabajo.

Cuando haces carpetas en tu computadorate permitirá guardar cada archivo en su carpeta específica, esto te protegerá de perder tiempo y buscar en carpetas innecesarias que no contienen el documento que necesitas.

5 - Evita sobrellenar una carpeta

Hacemos las carpetas de todos los documentos solo por comodidad. Pero a veces muchos de nosotros cometemos el error de exagerar. Esto significa que almacenamos tantos archivos en una carpeta que incluso una carpeta bien organizada da un aspecto tosco.

Debe evitar este factor y almacenar archivos limitados en una sección.Si tiene más archivos para el mismo tema que desea colocar en la carpeta específica, entonces debe ir a la subcarpeta.

Será bastante útil ya que puede administrar mejor todas las cosas. Por ejemplo, puede nombrar la subcarpeta por fecha, alfabeto o número.

6 - Sea específico en la gestión de sus documentos digitales

Esta palabra aclarará muchas cosas. Cuando crea una carpeta para un tema en particular, debe colocar el mismo contenido donde se creó la carpeta.

Muchas personas ignoran este elemento y suben demasiados documentos y fotos a la carpeta, lo que les causa problemas.

También sucede que una persona guarda un archivo inapropiado en la carpeta por un corto tiempo, pero se olvida de sacarlo de allí, esto puede hacer que la carpeta sea confusa y causarle problemas en el futuro.

7 - No almacene copias si no son necesarias

Algunos archivos pueden ser muy importantes para usted. Entonces, para administrar de manera efectiva sus documentos digitales, existe la posibilidad de realizar una copia de seguridad y generar copias del contenido.

Pero asegúrese de que estas copias no confundan el dispositivo. Por ejemplo, no infringen los criterios de gestión de carpetas.

Si esto sucede, intente eliminar más copias. Si no puede eliminar estos archivos, muévalos de esta carpeta de trabajo y guárdelos en otro lugar.

8 - Obtenga servicios de almacenamiento en la nube

Para mantener su dispositivo manejable y también ahorrar espacio en su sistema, necesita ayuda del almacenamiento en la nube en línea.

Puedes subir algunos de tus archivos a Google Drive. Esto administrará los archivos correctamente y los hará más seguros.

Los archivos que no son útiles actualmente se pueden cargar en el almacenamiento en la nube y se puede acceder a ellos nuevamente cuando sea necesario.

9 - Usa la función de búsqueda

Si tiene muchos archivos en su dispositivo y desea buscar uno específico de una carpeta enorme, también puede obtener ayuda de la carpeta de búsqueda.

Es posible que haya administrado mejor los documentos, pero a veces puede ser difícil encontrar un documento desde allí.

Los usuarios pueden buscar el archivo utilizando la función de búsqueda y acceder directamente al archivo real para facilitar el flujo de trabajo.

Líneas inferiores

No puede almacenar sus documentos digitales sin administrarlos, de lo contrario, tendrá que trabajar duro mientras busca un archivo específico, lo que llevará mucho tiempo.

Para facilitar las cosas y comprender el documento específico de una carpeta grande, debe administrar correctamente los archivos en su sistema. Si no lo hace, tendrá que pasar mucho tiempo buscando una página.

Debe eliminar archivos innecesarios de su dispositivo y combinar documentos con el mismo tema, ya que esto puede facilitarle la búsqueda de un archivo.

Todo lo relacionado con la gestión de archivos digitales se explica en este artículo y espero que sea útil para los lectores y agradezcan su tiempo.