5 consejos para realizar una reunión de equipo

Demasiadas personas asocian las reuniones con la pérdida de tiempo. Esta es una respuesta comprensible, porque cuántas personas piensan que su día está lleno de reuniones y esperan tener más tiempo para terminar el trabajo real.

Desafortunadamente, la demanda de reuniones está creciendo con el tamaño del equipo y la propia empresa. Entonces, ¿cómo puede hacer que su reunión sea más eficaz? Ya sea que esté realizando un registro diario o una reunión de toda la empresa, aquí hay 5 consejos para llevar a cabo una reunión de equipo de manera efectiva.

Establecer un temporizador

Los mejores partidos son cortos, enfocados y tienen límites de tiempo estrictos. La mayoría de las reuniones no deben exceder los 30 minutos. Puede forzar esta operación utilizando un temporizador de cuenta atrás digital.

Haga que todos envíen un informe y resuelvan el problema en los primeros 30 minutos. Pueden comunicarse más tarde sin perder el tiempo de otras personas. Inicie la reunión a tiempo y finalice la reunión con una serie de acciones y tareas que deben completarse.

No siempre incluyas a todos

Una de las peores cosas que puede hacer es conseguir que la gente le ayude con reuniones que no tienen nada que ver con ellos. Cuando se trata de reuniones, menos es más, así que asegúrese de mirar a todos los presentes para ver si tienen un propósito.

Jeff Bezos ni siquiera asistirá ni realizará reuniones A menos que dos pizzas Puede alimentar a todo el grupo. Aunque no tienes que seguir esta regla, esto significa que las grandes reuniones suelen ser contraproducentes, así que deja la audiencia lo más pequeña posible.

Siempre ten una agenda

Establezca siempre una agenda para la reunión y envíela a los participantes antes de la reunión. Esto tiene dos propósitos principales. La primera es informar a las personas sobre el tema para que puedan prepararse. La segunda es que permite a las personas decidir si el tema es adecuado para ellos o invitar a otras personas que necesitan contribuir.

Mejor aún, dígales a todos que el propósito de la reunión es permitir que todos comprendan la situación, presenten nuevas ideas o tomen decisiones. De esa manera, no perderá el tiempo de su gerente escuchando el informe de estado.

Puede ir un paso más allá desarrollando una agenda de cinco puntos. Esto mantiene la reunión enfocada y no permite que la reunión dure demasiado. Se pueden considerar cuestiones adicionales en una reunión separada.

Cada encuentro tiene un propósito

Ya sea que se trate de una reunión semanal de entrada del personal, puede ocuparse de todos los problemas que tratan o puede realizar revisiones trimestrales de las operaciones, no importa. Mantenlo con regularidad y frecuencia. Y siempre trabaje en un objetivo específico. Aquí es donde la agenda ayuda a definir el propósito de la reunión. Si no sabe por qué quiere reunirse, simplemente cancele. Deja de reuniones inútiles.

Utilice solo reuniones para tomar decisiones

Idealmente, desea utilizar las reuniones para tomar decisiones. Use un tablero de anuncios digital Y el software de gestión de proyectos permite que todos sepan la situación, en lugar de dejar que todos escuchen el informe de estado. Luego, invite a las personas adecuadas a la reunión para que, sin importar cuál sea la decisión, se pueda implementar.

Hay una forma de terminar la conversación.

Muchas reuniones están excluidas de las conversaciones paralelas, que toman tiempo para todos. En su lugar, busque la manera de escribir buenas ideas y volver al tema. Si es necesario, puede discutir estos subtemas en diferentes reuniones o simplemente compartir ideas con la gerencia.

Puede mejorar significativamente la eficiencia de su equipo optimizando las reuniones. Sigue nuestras recomendaciones, realiza reuniones según tareas y elimina el tiempo perdido.

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